Persondatapolitik

for

Stevns Friluftsscene

Version 1.0

21-04-2019

 

Introduktion

For at kunne leve op til foreningens vedtægter og for at kunne sikre en smidig kommunikation er der fundamentale personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er således ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Vi håber derfor, at du vil tage dig tid til at læse den.

Stevns Friluftsscene er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Kontaktoplysninger på persondataansvarlig

Har du spørgsmål eller ønsker yderligere information, er du altid velkommen til at kontakte en af vores to persondataansvarlige:

Kontaktpersoner: Formand Sophie Jørgensen og kasserer Nenna Larsen.
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. og Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den..
Tlf.: 26 81 49 26 og 26 19 99 57.

Dataansvarlig

Stevns Friluftsscene
Boestoftevej 54A
4660 Store Heddinge
CVR-nr.: 18 97 46 81.

 

Hvilke data indsamler Stevns Friluftsscene

Stevns Friluftsscene indsamler og behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:

Ved tegning af et aktivt eller passivt medlemskab i Stevns Friluftsscene samt ved udnævnelse til æresmedlem af Stevns Friluftsscene.

  • Almindelige personoplysninger, f.eks. navn, adresse, e-mail, tlf.nr., fødselsdato og indmeldelsesdato.

2) Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter:

Ved indtrædelse i bestyrelsen for Stevns Friluftsscene eller ved varetagelse af en post som suppleant for bestyrelsen.

  • Almindelige personoplysninger, f.eks. navn, adresse, e-mail, tlf.nr., fødselsdato og indtrædelsesdato.
  • Følsomme personoplysninger, f.eks. cpr.-nr.
  • Andre oplysninger, f.eks. oplysninger om strafbare forhold, f.eks. børneattest.

3) Oplysninger om aktører:

Ved aktør forstås et aktivt medlem, der indtager en eller flere roller ”på scenen” i en produktion af Stevns Friluftsscene. Ifølge vores vedtægter § 3 er personligt medlemskab en betingelse for deltagelse i amatørspil.

  • Almindelige personoplysninger, f.eks. navn, adresse, e-mail, tlf.nr. og fødselsdato.

4) Oplysninger om instruktører og instruktørassistenter:

Ved indgåelse af samarbejdsaftaler om instruktion af f.eks. skuespil, sang, kor og dans.

  • Almindelige personoplysninger, f.eks. navn, adresse, e-mail, tlf.nr. og fødselsdato.
  • Følsomme personoplysninger, f.eks. cpr.-nr.
  • Andre oplysninger, f.eks. oplysninger om strafbare forhold, f.eks. børneattest.
  • Oplysninger til brug v. udbetaling af evt. honorar, f.eks. navn på pengeinstitut, konto- og reg.nr. samt evt. CVR-nr.

Obs: Ovenstående gør sig også gældende for den kostumeansvarlige, da denne person har tæt kontakt med børn og unge under 15 år.

I produktioner, hvor der medvirker flere børn og unge under 15 år, og hvor der findes en egentlig ansvarlig for disse, gør ovenstående sig ligeledes gældende.

5) Oplysninger om frivillige:

Ved frivillige forstås personer, der medvirker i en produktion af Stevns Friluftsscene, men som ikke er medlem af Stevns Friluftsscene.

  • Almindelige personoplysninger, f.eks. navn, e-mail og tlf.nr.

6) Oplysninger om annoncører og andre kunder:

  • Almindelige personoplysninger, f.eks. navn, adresse, e-mail, tlf.nr. og CVR-nr.

7) Oplysninger om sponsorer og bidragsydere:

Ved sponsorer forstås fonde, virksomheder og andre, der yder økonomisk støtte til Stevns Friluftsscene, f.eks. til en produktion, til indkøb af nyt udstyr, mm.

Ved bidragsydere forstås virksomheder, firmaer og enkeltpersoner, der yder støtte til Stevns Friluftsscene, f.eks. ved levering af byggematerialer, overlevering af kostumer, udlån af rekvisitter mm. Støtten kan være i form af udgiftsfrie materialer, eller den kan gives økonomisk til f.eks. fremstilling af kulisser.

  • Almindelige personoplysninger, f.eks. navn, adresse, e-mail, tlf.nr., hjemmesideadresse og evt. Facebook-side.

8) Oplysninger om nyhedsbrevsmodtagere:

Ved nyhedsbrevsmodtagere forstås personer, virksomheder og firmaer, der har tilmeldt sig ”nyhedsbrev fra Stevns Friluftsscene”, enten via vores hjemmeside www.stevnsfriluftsscene.dk eller via spørgeskema udleveret til publikum ved sommerforestillingen 2017.

  • Almindelige personoplysninger, f.eks. navn og e-mail.

 

Hvornår og til hvad anvender Stevns Friluftsscene dine data

Stevns Friluftsscene behandler dine persondata til følgende formål:

1) Medlemmer:

  • Administration af dit medlemskab, herunder din relation til Stevns Friluftsscene. F.eks. til inddeling af medlemmer i specifikke tilskudsgivende aldersgrupper.
  • Opkrævning af kontingent.
  • Udsendelse af nyhedsbrev.
  • Udsendelse af indbydelser til Friluftsscenens produktioner.
  • Planlægning og afholdelse af sociale arrangementer og aktiviteter.
  • Gavehilsner iflg. Stevns Friluftsscenes gaveregulativ.
  • Markering af jubilæer.
  • Visning af portræt- og situationsbilleder på Friluftsscenens hjemmeside, på sociale medier som Facebook og Instagram og i trykte medier som aviser, dagblade, flyers, plakater, programmer, foldere mm.
  • Visning af videosekvenser fra specifikke arrangementer, i markedsføringsøjemed, mm. på hjemmeside og sociale medier.

2) Bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter:

For bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter gælder de samme formål som for medlemmer samt herudover følgende formål:

  • Godkendelse af en folkeoplysende forening.
  • Oprettelse af bankkonti.
  • Oprettelse af forsikringer.
  • Indhentning af oplysninger om strafbare forhold, f.eks. indhentning af børneattest, da Stevns Friluftsscene har medlemmer under 15 år.

3) Aktører:

For aktører gælder de samme formål som for medlemmer.

4) Instruktører og instruktørassistenter:

  • Udarbejdelse og indgåelse af kontrakt ang. samarbejde og instruktion.
  • Muliggørelse af planlægning, koordinering og afvikling af en produktion.
  • Udbetaling af evt. honorar.
  • Indhentning af oplysninger om strafbare forhold, f.eks. indhentning af børneattest, da Stevns Friluftsscene har medlemmer under 15 år.
  • Visning af portræt- og situationsbilleder på Friluftsscenens hjemmeside, på sociale medier som Facebook og Instagram og i trykte medier som aviser, dagblade, flyers, plakater, programmer, foldere mm.
  • Visning af videosekvenser fra specifikke arrangementer, i markedsføringsøjemed, mm. på hjemmeside og sociale medier.

5) Frivillige:

  • Administration af din relation til Stevns Friluftsscene.
  • Koordinering og håndtering af de frivilliges opgaver i Stevns Friluftsscene.
  • Udsendelse af nyhedsbrev.
  • Udsendelse af indbydelser til Friluftsscenens produktioner.
  • Planlægning og afholdelse af sociale arrangementer og aktiviteter.
  • Visning af portræt- og situationsbilleder på Friluftsscenens hjemmeside, på sociale medier som Facebook og Instagram og i trykte medier som aviser, dagblade, flyers, plakater, programmer, foldere mm.
  • Visning af videosekvenser fra specifikke arrangementer, i markedsføringsøjemed, mm. på hjemmeside og sociale medier.

6) Annoncører og andre kunder:

  • Levering af de varer, ydelser og produkter, som du har bestilt.

7) Sponsorer og bidragsydere:

  • Omtale i trykte og sociale medier samt på Friluftsscenens hjemmeside.

8) Nyhedsbrevsmodtagere:

  • Udsendelse af nyhedsbrev.

 

Samtykke

Når Stevns Friluftsscene behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovgrundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de oven for beskrevne formål.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give besked herom til en af de to persondataansvarlige. Ofte indhenter vi samtykke ved tilmelding til en af Friluftsscenens produktioner samt ved indmeldelse i Stevns Friluftsscene.

Mht. brug af fotos og video kan du altid frabede dig, at vi bruger materiale, hvor du tydeligt kan identificeres. Derudover kan du bede om fjernelse af offentliggjorte fotos og videosekvenser, der optræder på Friluftsscenens Instagram, Facebook- og hjemmeside, altså hvor Stevns Friluftsscene er afsender. Vi kan dog ikke fjerne samtlige offentliggjorte fotos og videosekvenser, da de udgør en væsentlig del af vores PR og arkiv, hvorfor dit ønske om ikke-offentliggørelse af fotos og video, hvor du tydeligt kan identificeres, som udgangspunkt kun gælder fremadrettet. I de tilfælde hvor Stevns Friluftsscene ikke er redaktør, har vi desværre ikke mulighed for at slette offentliggjorte fotos og videoklip.

 

Hvem har adgang til dine data

Følgende personer i Stevns Friluftsscene har adgang til dine data:

1) Medlemmer:

  • Formand, næstformand og kasserer.

2) Bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter:

  • Samtlige bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter har adgang til hinandens almindelige personoplysninger og andre oplysninger.
  • Kun Friluftsscenens tegningsberettigede, dvs. formand eller næstformand og kasserer har adgang til bestyrelsesmedlemmernes og -suppleanternes følsomme personoplysninger.

3) Aktører:

  • Formand, næstformand, kasserer, instruktør og PR-ansvarlig.

4) Instruktører og instruktørassistenter:

  • Bestyrelsesmedlemmer og -suppleanter, evt. den PR-ansvarlige, har adgang til instruktørers og instruktørassistenters almindelige personoplysninger og andre oplysninger.
  • Kun formand og kasserer har adgang til instruktørers og instruktørassistenters følsomme personoplysninger.
  • Kun kasserer har adgang til instruktørers og instruktørassistenters oplysninger til brug v. udbetaling af evt. honorar.

5) Frivillige:

  • Formand, kasserer og PR-ansvarlig.
  • Ansvarlige for de forskellige, relevante arbejdsområder, f.eks. kulisser, kostumer, rekvisitter, køkken mm.

6) Annoncører og andre kunder:

  • Formand, kasserer, PR-ansvarlig og andre PR-folk.
  • Andre relevante personer.

7) Sponsorer og bidragsydere:

  • Formand og kasserer, evt. den PR-ansvarlige.

8) Nyhedsbrevsmodtagere:

  • PR-ansvarlig og andre relevante PR-folk.

 

Videregivelse af dine data

Stevns Friluftsscene videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen, medmindre det er nødvendigt for drift af foreningen, f.eks. til oprettelse af bankkonti. Du vil altid blive informeret herom og kan frasige, at oplysninger om dig videregives.

 

Opbevaring og sletning af dine data

Stevns Friluftsscene må opbevare dine persondata, så længe vi har:

1) En lovhjemmel (vi har fået lov til det, f.eks. med samtykke, eller fordi det står i loven), og

2) Et legitimt formål med opbevaringen.

Opfyldes ovenstående ikke, sletter vi dine data, ligesom du til enhver tid kan anmode om sletning af dine data til en af de to persondataansvarlige.

Dine data slettes også, hvis du ekskluderes som medlem af Stevns Friluftsscene.

Ofte vil der være tale om en individuel, konkret vurdering afhængig af målgruppen og formålet med opbevaringen.

 

Dine rettigheder

Når Stevns Friluftsscene behandler dine personoplysninger, har du følgende rettigheder.

  • Retten til at blive oplyst om at Stevns Friluftsscene behandler oplysninger om dig (oplysningspligt).
  • Retten til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret).
  • Retten til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget.
  • Retten til at få oplysninger om dig slettet.
  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine oplysninger anvendes til direkte markedsføring.
  • Retten til at flytte dine oplysninger, dvs. at Stevns Friluftsscene skal udlevere dine personoplysninger i et almindeligt anvendt format (dataportabilitet).

Du kan til enhver tid gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til en af de to persondataansvarlige. Kontaktoplysninger på disse findes på s. 1.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine data, undersøger vi, om betingelserne herfor er opfyldt. Er det tilfældet, så gennemfører vi ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Revision af persondatapolitikken

Stevns Friluftsscene forbeholder sig retten til løbende at ændre i persondatapolitikken. Du modtager kun besked om væsentlige ændringer i denne.

Den til enhver tid gældende persondatapolitik er tilgængelig på vores hjemmeside (”Persondatapolitik” under fanen ”Hvem er vi”).

 

Revisionshistorik

VERSION               NOTE                       DATO                     REDIGERET AF

Version 1.0                         1. publicering                     April 2019                          Sophie Jørgensen